予約フォームごとにキャンセルメールを独自設定する方法／予約システム

予約システム

予約キャンセル時の対応は、お客様との信頼関係を保つうえで非常に重要です。SelectTypeの予約システムでは、キャンセル時に送信される「キャンセルメール」の内容を、共通設定だけでなく予約フォームごとに個別設定することが可能です。

本記事では、キャンセルメールの基本的な役割と、共通設定・独自設定の使い分け、そしてフォームごとの設定手順について解説します。

キャンセルメールとは
 キャンセルメールの共通設定と独自設定の使い分け
 キャンセルメールの独自設定の手順
 独自設定を行ったキャンセルメールの送信手順

予約フォームごとにキャンセルメールを独自設定する方法／予約システム

●キャンセルメールとは

キャンセルメールとは、管理画面で予約をキャンセルした際に、予約した方に対して送信される通知メールです。予約が無効となったことを正式に知らせ、誤解やトラブルの防止につながります。

SelectTypeの予約システムでは、キャンセルメールの件名や本文をあらかじめ設定しておくことが可能で、共通設定に加えてフォームごとの個別設定も行えます。これにより、キャンセル連絡の文面を予約内容に応じて柔軟に使い分けることができます。

予約キャンセルの基本的な内容に関しては、以下のヘルプ記事をご参照ください。
お客様からのキャンセル受付方法とキャンセルまでの流れ

●キャンセルメールの共通設定と独自設定の使い分け

SelectTypeの予約システムでは、予約キャンセル時に予約した方へ送信される「キャンセルメール」の文面を、共通設定と予約フォームごとの独自設定で管理できます。

共通設定は、すべての予約フォームで共通して使用されるテンプレートです。文面を一括で管理したい場合や、フォームごとの使い分けが不要なケースに適しています。

一方で、フォームごとに異なる内容のキャンセル通知を送りたい場合には、独自設定を利用します。特定のフォームに対して独自に件名や本文を設定しておくことで、そのフォームの予約をキャンセルした際にだけ、指定の文面を元にキャンセルメールを送信できます。なお、独自設定が登録されている場合は、共通設定よりも優先して使用されます。

フォームの種類やキャンセル理由が異なる場合でも、適切な案内文を送り分けられるため、予約した方に対して丁寧な対応が可能になります。

共通設定の編集手順や活用方法については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
ご予約のキャンセル時にお客様に送信する控えメール内容を設定する

●キャンセルメールの独自設定の手順

ヘッダーの「予約フォーム」をクリックし、独自設定を行う予約フォームの「お客様宛各種メール設定」を選択します。

「予約キャンセルメール (この予約フォーム独自設定)」の「編集」をクリックすると、設定画面が表示されます。

件名および本文の入力が完了したら、「保存する」ボタンを押してください。
なお、件名または本文のいずれか一方のみの変更も可能です。未入力のまま保存した場合、その項目については共通設定の内容が自動的に反映されます。

例文
■ 件名
【〇〇】ご予約キャンセルのご連絡

■ 本文
〇〇のご予約につきまして、キャンセル処理が完了いたしました。
ご利用を予定されていた皆さまにはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。

またの機会がございましたら、ぜひご予約をご検討いただけますと幸いです。
ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

※「〇〇」には用途に応じて以下のように記入してください：

サロンの場合 →「カット＆カラー」「ヘッドスパ体験」
医療機関の場合 →「健康診断」「ワクチン接種」
教室・イベントの場合 →「体験レッスン」「7月30日開催セミナー」

「更新しました。」というメッセージが表示されます。